FAQ – allgemein 2018-06-04T16:02:50+00:00

Häufig gestellte Fragen

Nachfolgend haben wir für Sie Antworten auf die häufigsten gestellten Fragen zusammengetragen. Sollten trotzdem Fragen unbeantwortet bleiben, haben Sie die Möglichkeit mit uns Kontakt aufzunehmen.

Jedes Unternehmen, welches nur in irgendeiner Art und Weise Daten mit Personenbezug (Name, Adresse, Telefonnummer) speichert, bearbeitet, durchleitet etc fällt in die Bestimmungen der DSGVO!

Sobald Sie bereits den Namen Ihrer Kunden auf Karteikarten oder Listen dokumentieren und diesen Namen im Zuge Ihrer Geschäftstätigkeit verarbeiten/verwenden (um die erbrachte Dienstleistung oder die verkauften Produkte zu dokumentieren), sind Sie DSGVO pflichtig.

Die DSGVO sieht vor, dass Sie auf Anfrage der Behörde oder auch von Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten bestimmte Auskünfte erteilen können. Dazu erstellen wir Ihnen durch unsere Lösung eine Mappe in der Sie alle nötigen Dokumente und Handlungsempfehlungen aufbewahren und im Anlassfall zur Hand nehmen können.

Sie müssen keinerlei Informationen Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten an die Behörde schicken. Die Behörde fordert lediglich, dass Sie dokumentieren welche Art von Daten Sie im Betrieb dokumentieren und weiter verwenden (Bsp.: Name, Adresse, durchgeführte Dienstleistung).

Als Beispiel: Sie notieren sich von Ihren Kunden den Namen und welche Dienstleistung beim letzten Mal durchgeführt wurde. Die Behörde interessiert hier nun, dass Sie den Namen und die erbrachte Dienstleistung dokumentieren und weiter verwenden. Diese Information steht nach der Verwendung unseres DSGVO-Tools in Ihrer “DSGVO Mappe”. Sie sind nicht verpflichtet der Behörde mitzuteilen, dass beispielsweise Fr. Mustermann bei Ihnen war und eine bestimmte Dienstleistung konsumiert hat.

Hier sind zwei Punkte zu beachten: Einerseits fällt die digitale, also rechnergestützte Verarbeitung personenbezogener Daten jedenfalls in den Anwendungsbereich der DSGVO. Andererseits sind Name und E-Mail-Adresse personenbezogene Daten und unterliegen daher ebenfalls der DSGVO. Sie haben daher die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten und beispielsweise ein Verfahrensverzeichnis zu führen sowie die betroffenen Personen über die Datenverarbeitung zu informieren.

Für einen kleinen Betrieb ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass er einer Prüfung durch die Behörde unterliegt als für größere Betriebe. Trotzdem gehen Sie mit einer Nichterfüllung der DSGVO erhebliche Risiken ein. Eine weit höhere Gefahr geht nämlich von Mitarbeiter/innen, von denen Sie sich im Streit getrennt haben oder Kund(innen die mit Ihren Leistungen nicht zufrieden waren aus. Ein weiterer kritischer Faktor geht außerdem von missliebigen Mitbewerbern aus.

Mit dem Kauf des DSGVO Tools erhalten Sie alle nötigen Dokumente und Handlungsempfehlungen um die DSGVO zu erfüllen. Auf Basis eines Fragebogens erheben wir die Gegebenheiten Ihres Betriebs und erstellen damit die benötigten Dokumente. Diese legen Sie in einem “DSGVO Ordner” ab und halten diese für eine mögliche Behörden oder Betroffenenanfrage parat.

Betriebe die sich für unser DSGVO Tool entscheiden, schaffen die Umsetzung der DSGVO für Ihren Betrieb ohne sich vorab Fachwissen über die Verordnung aneignen zu müssen. Da es sich bei dem DSGVO Tool um eine Branchenlösung handelt, liefern wir Ihnen einen maßgeschneiderten Evaluierungsbogen und letztendlich auch eine solche DSGVO Umsetzung für Ihren Betrieb. Die Beantwortung des Evaluierungsbogens ist demnach ohne technischem Fachwissen zu beantworten.

Wir haben großes Augenmerk darauf gelegt, dass Sie die Verordnung nicht studieren müssen um die DSGVO in Ihrem Betrieb umzusetzen. Der Evaluierungsbogen nimmt bestimmt etwas Zeit in Anspruch, ist aber aufgrund der geringen Komplexität einfach auszufüllen.

Sind auf den Rechnungen personenbezogene Daten enthalten (z.B. Name, Adresse) unterliegen diese Daten der DSGVO. In diesem Fall haben Sie die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten.

Sind auf den Rechnungen keine personenbezogenen Daten gespeichert, so unterliegen diese – mangels Vorliegens personenbezogener Daten – nicht der DSGVO. Es ist jedoch zu beachten, dass beispielsweise auch personenbezogene Daten, die in E-Mail-Postfächern gespeichert sind, der DSGVO unterliegen.

Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen oder extern beauftragen (sofern diese als Einzelunternehmer auftreten) sind Sie verpflichtet diverse Daten (Name, Adresse etc.) der Personen für die Personalverrechnung zu verarbeiten. Dadurch fallen Mitarbeiter unter die DSGVO.

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